Makalah Pengantar Manajemen Planning
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Setiap
organisasi perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru,
program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning)
merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan
bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan
dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.
Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan
tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan
oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam
setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat
melaksanakan keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi
lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini,
perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan
bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok
pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses
perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan
menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai jenis.
Dalam
manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perencanaan
Perencanaan
adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk dilaksanakan pada
suatu periode tertentu dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan.[1][1] Perencanaan menurut Bintoro Tjokroaminoto
dalam Husaini Usman (2008) adalah proses mempersiapkan kegiatan-kegiatan secara
sistematis yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu. Prajudi
Atmosudirjo dalam Husaini Usman (2008) juga berpendapat bahwa perencanaan adalah perhitungan dan penentuan
tentang sesuatu yang akan dijalankan dalam rangka mencapai tujuan tertentu,
siapa yang melakukan, bilamana, di mana, dan bagaimana cara melakukannya.
Dari
pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah
kegiatan yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan
dan dalam perencanaan itu mengandung beberapa unsur, diantaranya sejumlah
kegiatan yang ditetapkan sebelumnya, adanya proses, hasil yang ingin dicapai,
dan menyangkut masa depan dalam waktu tertentu. Pelaksanaan dan pengawasan
termasuk pemantauan, penilaian, dan pelaporan merupakan unsur yang tidak bisa
dilepaskan dari perencanaan. Dalam perencanaan diperlukan pengawasan agar tidak
terjadi penyimpangan-penyimpangan.
Tahap
I: menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan,
Tahap
II: merumuskan keadaan saat ini,
Tahap
III: mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, dan
Tahapa IV: mengembangkan rencana
atau serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan.
2.2 Syarat, Sifat,
Tujuan, Manfaat, Kelemahan serta Alasan
–Alasan perlunya perencanaan
Perencanaan yang dibuat harus memenuhi syarat
sebagai berikut:
a. Faktual dan
realistik
b. Logis dan
rasional
c. Fleksibel
d. Kontinuitas
e. Dialektis
Sifat-sifat dari perencanaan adalah:
a. Kontribusi
terhadap tujuan (contribution of onjective)
Yaitu
perencanaan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah di rencanakan.
b. Kedudukan yang
istemewa dari suatu perencanaan (primacy of planning)
Bahwa setiap
perencanaan selalu mendapat tempat yang pertama dalam suatu proses manajemen
dan perencanaan harus mampu memberikan arah terhadap proses manajemen
selanjutnya.
c. Kemampuan
pengisian dari planning (pervasiveness of planning)
Yaitu
perencanaan merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara
pencapaiannya.
d. Efisiensi dari
perencanaan (effeciency of planning)
Rencana yang
telah direncanakan dapat tercapai dengan cara yang efisien.
Tujuan dari perencanaan adalah:
a. Standar pengawasan,
yaitu mencocokkan pelaksanaan dengan perencanaannya,
b. Mengetahiu
kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan,
c.
Mengetahiu
siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun
kuantitasnya,
d. Mendapatkan
kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan,
e.
Meminimalkan
kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat biaya, tenaga dan waktu,
f. Memberikan
gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan,
g. Menyerasikan dan
memadukan beberapa sub kegiatan,
h. Mendeteksi
hambatan kesulitan yang bakal ditemui, dan
i. Mengarahkan
pada pencapaian tujuan.
Perencanaan mempunyai banyak manfaat,
diantaranya adalah sebagai berikut:
a.
Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,
b. Membantu dalam
kristalisasi persesuaian dalam masalah-masalah utama,
c. Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,
d. Pemilihan
berbagai alternatif terbaik,
e. Standar
pelaksanaan dan pengawasan,
f. Penyusunan
skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan,
g. Menghemat
pemanfaatan sumber daya organisasi,
h. Alat memudahkan
dalam berkoordinasi dengan pihak terkait,
i. Membuat tujuan
lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami,
j. Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti, dan
k. Menghemat
waktu, usaha dan dana.
Perencanaan
juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya:
a.
Pekerjaan yang
tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
b. Perencanaan
cenderung menunda kegiatan
c.
Perencanaan
mungikn terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
d.
Perencanaan
mempunyai nilai praktis yang terbatas.
e.
Kadang-kadang
hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan
f. Ada
rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
Meskipun perencanaan
mempunyai kelemahan-kelemahan tersebut, manfaat-manfaat yang didapat dari
perencanaan jauh lebih banyak. Oleh karena itu perencanaan tidak hanya
seharusnya dilakukan, tetapi harus dilakukan.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan.
Perencanaan dilakukan untuk mencapai:
1.
Protective
benefit, yang duhasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan
dalam pembuatan keputusan, dan
2. Positive
benefit dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
Dalam banyak hal, perencanaan adalah fungsi
yang paling dasar dan meresap keseluruh fungsi-fungsi managemen lainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah
saling berhubungan, saling tergantung, dan berinteraksi.
1. Pengorganisasian
Pengorganisasian
adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia
dalam organisasi.
2. Pengawasan
Perencanaan dan
pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering disebut sebagai
“kembar siam” dalam managemen
3. Pengarahan
Fungsi
pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Perencanaan menentukan
kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya
dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi
karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi
pengaruh.
1. Perencanaan
Dari Dimensi waktu
a. Perencanaan
Jangka Panjang (Long Term Planning)
Perencanaan ini
meliputi jangka waktu 3 tahun ke atas. Dalam perencanaan ini belum ditampilkan
sasaran-sasaran yang bersifat kuantitatif, tetapi kepada proyeksi atau
perspektif atas keadaan ideal yang diinginkan dan pencapaian keadaan yang
bersifat fundamental.
b. Perencanaan
Jangka Menengah (Medium Term Planning)
Perencanaan ini
melipiti jangka waktu antara 1sampai 3 tahun. Tetapi di Indonesia umunya lima
tahun. Perencanaan jangka menengah ini merupakan penjabaran atau uraian
perencanaan jangka panjang. Walaupin perencanaan jangka menengah ini masih
bersifat umum, tetapi sudah ditampilkan sasaran-sasaran yang diproyeksikan
secara kuantitatif.
c. Perencanaan
Jangka Pendek (Short Term Planning)
Jangka waktunya
kurang dari satu tahun. Perencanaan jangka pendek tahunan (annual plan)
disebut juga perencanaan operasional tahunan (annual operational planning).
2. Perencanaan
dari Dimensi Spasial
Perencanaan dilihat dari dimensi spasial adalah
perencanaan yang memiliki karakter yang terkait dengan ruang dan batasan
wilayah. Dari dimensi spasial ini dikenal perencanaan nasional, perencanaan
regional, dan perencanaan tata ruang atau tata tanah.
a. Perencanaan
Nasional
Perencanaan
nasional adalah suatu proses penyusunan perencanaan berskala nasional sebagai
konsensus dan komitmen seluruh rakyat Indonesia yang terarah, terpadu,
menyeluruh untuk mencapai masyarakat yang adil dan makmur, memperhitungkan dan
memanfaatkan sumber daya nasional dan memerhatikan perkembangan internasional.
b. Perencanaan
Regional
Perencanaan
regional adalah pilihan antar sektor dan hubungan antar sektor dalam suatu
wilayah (daerah) sehingga disebut juga sebagai perencanaan daerah atau wilayah.
c. Perencanaan
tata ruang
Perencanaan
tata ruang adalah perencanaan yang mengupayakan pemanfaatan fungsi kawasan
tertentu, mengembangkannya secara seimbang, baik secara ekologis, geografis,
maupun demografis.
3. Perencanaan
dari Dimensi Tingkatan Teknis Perencanaan
a. Perencanaan
makro
Perencanaan makro
adalah perencanaan tentang ekonomi dan nonekonomi secara internal dan
eksternal. Perencanaan ekonomi makro meliputi berapa pendapatan nasional yang
akan ditingkatkan, berapa tingkat konsumsi, investasi pemerintah dan swasta,
tingkat ekspor impor, pajak, bunga bank, dan sebagainya.
b. Perencanaa
Mikro
Perencanaan
mikro disebut juga pemetaan pendidikan. Perencanaan mikro pendidikan adalah
perencanaan yang disusun dan disesuaikan dengan kondisi otonomi daerah di
bidang mikro.
c. Perencanaan
sektoral
Perencanaan
sektoral adalah kumpulan progam dan kegiatan pendidikan yang mempunyai
persamaan ciri dan tujuan. Perencanaan sektoral memproyeksikan sasaran
pembangunan sektor pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan nasional yang
telah ditentukan.
d. Perencanaan
kawasan
Perencanaan
kawasan adalah perencanaan yang memerhatikan keadaan lingkungan kawasan
tertentu sebagai pusat kegiatan dengan keunggulan komparatif dan kompetitif
tertentu. Dalam perencanaan kawasan, hal penting yang perlu mendapat perhatian
adalah interaksi antardaerah.
e. Perencanaan
proyek
Perencanaan
proyek adalah perencanaan operasional kebijakan dan pembangunan dalam rangka
mencapai sasaran sektor dan tujuan.
4. Perencanaan
dari Dimensi Jenis
a. Perencanaan
dari atas ke bawah (top down planning)
Perencanaan ini
dibuat oleh pucuk pimpinan dalam suatu struktur organisasi, misalnya pemerintah
pusat yang selanjutnya perencanaan tersebut disampaikan ke tingkat
provinsi/kabupate/kota untu ditindak lanjuti.
b. Perencanaan dari
bawah ke atas (bottom-up planning)
Perencanaan ini
dibuat oleh tenaga perencana di tingkat bawah dari suau struktur organsasi,
misalnya dibuat di provinsi/kabupaten/kota utuk disampaikan ke pemerintah
pusat.
c. Perencanaan
menyerong ke samping (diagonal planning)
Perencanaan ini
dibuat oleh pejabat lain bersama-sama dengan pejabat yang berada di level bawah
di luar struktur oraganisasinya. Misalnya Depdiknas Jakarta Bappeda Provinsi
membuat perencanaan pendidikan sektoral di daerah. Perencanaan ini juga disebut
dengan perencanaan sektoral.
d. Perencanaan
mendatar (horizontal planning)
Perencanaan
mendatar biasanya dibuat pada saat membuat perencanaan lintas sektoral oleh
pejabat selevel. Misalnya perencanaan peningkatan sumber daya manusia melibatkan
pejabat departemen pendidikan, departemen agama, departemen tenaga kerja dan
transmigrasi departemen kesehatan dan departemen sosial.
e. Perencanaan
menggelinding (rolling planning)
Perencanaan
menggelinding dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam bentuk perencanaan
jangka pendek, jangka menengah, jangka panjang.
f.
Perencanaan
gabungan atas ke bawah dan bawah ke atas (top down and buttom-up planning)
Perencanaan ini
di buat untuk mengakomodasi kepentingan pemerintah pusat dengan pemerintah
provinsi/kabupate/kota. Oleh sebab itu, pembuatannya melibatkan partisipasi
aktif kedua belah pihak.
a.
Rencana
Strategis (Strategic`Plan)
Yaitu rencana
yang ditujukan pada kebutuhan jangka panjang organisasi dan menentukan secara
komprehensif arah dari tindakan organisasi atau sub unit organisasi. Manajer
memerlukan perencanaan khusus, yaitu perencanaan strategis. Karena perencanaan
ini akan digunakan dalam penentuan misi utama organisasi dan membagi-bagi
sumber daya yang diperlukan untuk mencapainya. Sehingga perencanaan strategis
dapat menentukan keberhasilan organisasi atau perusahaan, dikarenakan:[12][12]
1.
Perencanaan
strategis merupakan tipe perencanaan yang terpenting
2.
Melakukan
perencanaan strategis berarti menetapkan misi organanisasi secara jelas.
3.
Perencanaan ini
memungkinkan manajer mempersiapkan diri tehadap kemungkinan terjadinya
perubahan pada lingkungan organisasinya.
1.
Tentukan tujuan
Manajer harus
mementukan tujuan strategis. Pemilihan ini dipengaruhi oleh misi, maksud,
nilai-nilai, dan kekuatan serta kelemahan organisasi
2. Analisa
lingkungan
Tujuan yang
telah dibentuk harus dicek dan disesuaikan dengan keadaan lingkungan.
3. Menetapkan
ukuran
Manajer harus
menetapkan tujuan guna mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.
Dengan ukuran akan memudahkan apakah kegiatan itu berhasil atau tidak.
4. Bandingkan
rencana bawahan dengan rencana strategis
Rencana-rencana
yang telah dibuat oleh bawahan harus disesuaikan dengan rencana tingkat atas
(rencana keseluruhan).
5. Hilangkan
perbedaan yang terjadi
Jika antara
manajemen tingkat bawah dan rencana strategis ada perbedaan, maka harus
disamakan agar tidak ada perbedaan.
6. Memilih
alternatif
Manajer harus mampu memilih
alternatif yang terbaik dan tepat.
7. Penerapan
perencanaan strategis
Alternatif yang
terpilih akan menjadi rencana yang harus diformulasikan secara jelas, dan
kemudian dirinci kedalam kegiatan-kegiatan organisasi.
8. Mengukur dan
mengawasi kemajuan
Rencana yang
telah dilakukan perlu diukur dan diawasi kemajuannya untuk menghindari
terjadinya kegagalan-kegagalan.
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
Memberikan
pedoman yang konsisten bagi kegiatan2 organisasi
|
Memerlukan investasi
dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar
|
|
Membantu para
manajer dalam pembuatan keputusan
|
Cenderung
membatasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas
resiko
|
|
Meminimumkan
kemungkinan kesalahan
|
||
b. Rencana
operasional (Operational plan)
Yaitu rencana
yang ditujukan pada aktivitas tertentu dalam menerapkan rencana strategis.
Perencanaan operasional
|
Perencanaan stategis
|
|
Pusat bahasan
|
Masalah-masalah pengoperasian
|
Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang
|
Sasaran
|
Laba sekarang
|
Laba di waktu yang akan datang
|
Batasan
|
Lingkungan SD sekarang
|
Lingkungan SD waktu yang akan datang
|
Hasil yang diperoleh
|
Efisiensi dan stabilitas
|
Pengembangan potensi mendatang
|
Informasi
|
Dunia bisnis sekarang
|
Kesempatan di waktu yang akan datang
|
Organisasi kepemimpinan
|
Birokrasi/stabil konservatif
|
Kewiraswastaan/fleksibel mengilhami perubahan
radikal
|
Pemecahan masalah
|
Berdasarkan pengalaman masa lalu
|
Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan
baru
|
Resiko
|
Rendah
|
Tinggi
|
a. Standing plan, yaitu rencana
yang digunakan berulang-ulang.
1.
Policies (kebijakan), yaitu standing
plan yang mengkomunikasikan panduan bagi keputusan dan tindakan dalam
keadaan tertentu.
2.
Procedure,
yaitu
standing plan yang mengikuti urutan (kronologis) dari tindakan-tindakan yang
harus dilakukan dalam situasi tertentu.
3.
Rules,
peraturan
yang spesifik tentang tindakan yang harus dilakukan dan tindakan yang tidak
boleh dilakukan.
b. Single-use
plan, yaitu rencana sekali pakai untuk setiap periode
waktu.
1.
Budget,
adalah
rencana yang mengalokasikan sumber daya organisasi kedalam aktivitas, proyek,
dan progam organisasi.
2.
Project
schedule, adalah rencana yang meliputi
aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu proyek dalam
organisasi.
3.
Progams,
adalah
rencana organisasi yang menyeluruh yang menyangkut penggunaan sumber-sumber
daya di masa yang akan datang.
Dalam organisasi terdapat tingkatan-tingkatan,
yaitu:
Manajemen
by objectives (MBO) merupakan salah satu metode yang
digunakan untuk menghubungkan tujuan organisasi dengan perencanaannya. Metode
ini adalah metode yang sangat populer.
MBO adalah suatu metode formal atau semiformal yang diawali dari
penetapan tujuan, pelaksanaan, dan kemudian evaluasi. Tujuan metode ini adalah
untuk mendorong bawahan untuk lebih berpartisipasi serta memperjelas tujuan dan
mengkomunikasikan tujuan serta hasil yang diharapkan. Sehingga keberhasilan MBO
adalah partisipasi dan komunikasi. MBO bisa digunakan oleh organisasi bisnis maupun
non bisnis.
Keuntungan
|
Kelemahan
|
Meningkatkan koordinasi antara tujuan dan
rencana
|
Cenderung gagal jika tidak ada komitmen yang
kontinue dari manajemen puncak
|
Memperjelas prioritas dan ekspektasi
|
Adanya ketergantungan yang besar terhadap
pihak lain dalam organisasi
|
Memungkinkan komunikasi vertikal dan
horizontal
|
Terlalu menekankan pada tujuan jangka pendek
|
Meningkatkan motivasi karyawan
|
|
Dapat menjalankan pengawasan yang lebih
efektif
|
1. Teori Sinoptik
Teori ini
adalah teori yang paling lengkap di banding dengan yang lainnya. Teori ini
sudah menggunakan model berpikir sistem dalam perencanaannya. Objek yang di
rencanakan di pandang sebagai kesatuan yang bulat, dengan satu tujuan yang di
sebut misi. Langkah-langkah perencanaan sinoptik meliputi : 1) Perencanaan
masalah, 2) Mengestimasi ruang lingkup problem, 3) Mengklasifikasi kemungkinan
penyelesaian, 4) Menginvestigasi problem, 5) Memprediksi alternatif, 6) Mengevaluasi
kemajuan atas penyelesaian yang spesifik.
2. Teori
Inkremental
Teori ini
berdasarkan pada kemampuan institusi dan kinerja personaliannya. Teori ini
tidak cocok untuk jangka panjang karena sulit di ramalkan.
3. Teori
Transaktif
Teori ini menekankan
pada hakikat individu yang menjunjung tinggi kepentingan pribadi. Perencanaan
dalam teori ini di lakukan oleh provinsi/kabupaten/kota atau sekolah.
4. Teori Advokasi
Teori advokasi
menekankan pada hal yang bersifat umum. Perbedaan individu dan daerah di
abaikan. Dasar perencanaannya pada argumentasi yang logis,rasional, dan dapat
di pertahankan melalui argumentasi ( advokasi).
5. Teori Radikal
Teori ini
menekankan pada kebebasan lembaga lokal untuk melakukan perencanaan sendiri,
dengan maksud agar lebih cepat memenuhi kebuuhan lokal.
6. Teori SITAR
Teori sitar
adalah gabungan kelima di atas. Oleh sebab itu di sebut juga sebagai compementary
planning proces. Teori ini untuk menggabungkan semua kelebihan
masing-masing teori di atas sehingga lebih lengkap.
2.8
Perencanaan Yang Efektif Dalam Lingkungan Dinamis
Lingkungan eksternal berubah
terus-menerus. Sebagai contoh, WiFi telah merevolusi semua jenis industri,
mulai dari penerbangan hingga manufaktur mobil ke manufaktur mobil ke super
market. Perusahaan menggunakan internet untuk desain produk yang diinginkan
pelanggan. Jumlah yang di belanjakan untuk makan di luar ketimbang memasak
rumah diperkirakan akan turun. Harga minyak mentah telah mencapai rekor
tertingginya. Dan para ahli percaya bahwa China dan India akan
mentransformasikan perokonomian global pada abad dua puluh satu. Bagaimana
manajer merencanakan secara efektif apabila lingkungan eksternal berubah
terus-menerus?
Dalam
lingkungan yang tidak pasti, manajer harus mengembangkan rencana yang spesifik
tetapi fleksibel. Walaupun hal ini mungkin terlihat bertolak belakang, namun
rencana membutuhkan spesifikasi. Rencana berfungsi sebagai peta jalan, walaupun
tujuannya dapat berubah karena kondisi pasar yang dinamis. Manajer harus siap
untuk mengubah arah apabila kondisi lingkungan mengharuskannya.
2.9
Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanan
- Hambatan
dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan
Efektifitas
penting bagi seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang
efektif manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama
dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :
- Penolakan
dari dalam diri perncanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana
untuk mencapainya.
David A.
Kolb dan kawan – kawan mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu –
raguatau seringkali gagal dalam menetapakan tujuan organisasi
a.)
Keengganan melepaskan tujuan alternatif
b.)
Ketakutan akan kegagalan
c.)
Minimnya pengetahuan tentang organisasi
d.)
Minimnya pengetahuan tentang lingkungan
e.)
Kurangnya percaya diri
- Keengganan
yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena
perubahan yang akan ditimbulkan.
Terdapat
tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan – perubahan yang
akan terjadi.
a.)
Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
b.)
Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
c.)
Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan
B. Mengatasi
Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perncanaan
-
Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu
cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah
dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat
keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan
keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.
2. Komunikasi
dan Partisipasi
Meskipun
mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus
dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang
terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari
strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan
dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan
dan mengimplementasikan rencana harus didengar pendapatnya dalam
mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi
yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan
mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya
lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika
suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan,
manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam
proses perencanaan.
3.
Konsistensi /revisi /dan pembaruan
Tujuan
seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi
horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi /
dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi vertikal
berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah
organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus
selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis,
tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala.
Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi
yang semakin sering.
4.
Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum,
orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana
yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang
berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya
dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki
konsekuensi hukum
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Dari pembahasan diatas bisa disimpulkan bahwa
perencanaan merupakan suatu hal yang vital bagi organisasi karena disinilah
proses menetapkan tujuan dan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanan
selalu menduduki posisi pertama dalam organisasi karena sebelum menentukan
apa-apa pasti perencanaan yang akan dibahas terlebih dahulu. Dan perencanaan adalah suatu hal yang tidak akan
pernah bisa lepas dari kegiatan kehidupan manusia. Semua orang pasti mempunyai
perencanaan untuk kehidupannya yang akan datang. Dalam perencanaan itu pasti
yang diharapkan adalah keberhasilan yang maksimal dari apa yang telah
direncanakan sebelumnya. Oleh karena itu, dalam membuat perencanaan harus
benar-benar difikirkan matang-matang agar dalam pelaksanaannya bisa tercapai
walaupun tidak semaksimal yang telah direncanakan.
Demikian makalah yang telah kami selesaikan.
Semoga bermanfaat dan mohon maaf atas segala kekurangan. Kritik dan saran
senantiasa kami harapkan untuk bisa lebih baik dalam penyusunan makalah di lain
kesempatan.
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.Hani.1984.Manajemen.Yogyakarta:
BPFE
Usman, Husaini. 2008. Manajemen. Jakarta:
Bumi Aksara
Wiludjeng, SP
Sri. 2007. Pengantar manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu
Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan).
Penerbit Erlangga Jakarta
Griffin. 2003. Pengantar
Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta
Komentar
Posting Komentar